Harika yeni başlayanlar için küçük bir hatırlatma: aynı mesajı birkaç kişiye göndermek için, e-postayı alıcılar kadar çok kez oluşturmanız gerekmez ...
Bir e-postanın alıcıları
- İlk çözüm , Kime alanına girmekten ibarettir : alıcılarınızın e-posta adresleri, ardı ardına virgül veya noktalı virgülle ayrılmış olarak.
Bu grup gönderisinde bir hiyerarşi oluşturarak işlemeyi iyileştirebilirsiniz. Bu, mesajı birincil bir muhabire göndermeyi (dolayısıyla Kime: alanı aracılığıyla ) ve diğer alıcılara onaylı bir kopyayı göndermeyi içerir. Bunu yapmak için, adreslerini "Karbon kopya" için Cc: alanına girin .
Bir e-postanın, Kime: veya Cc: komutu aracılığıyla gönderildiği ile tam olarak aynı yönü vardır, ancak bu, alıcıya açıkça bir yanıt beklediğimizi veya mesajı bilgi için gönderip göndermediğimizi gösterir.
X nedenden ötürü, bir e-postanın birden çok alıcısının bunun bir grup e-postası olduğunu bilmemesini isteyebiliriz. Tipik örnek: selamlama e-postaları. Herkesin kendilerine benzersiz ve kişiselleştirilmiş bir e-posta gönderdiğiniz izlenimine sahip olması için, mesajı adres defterinizdeki 300 kişiye gönderiyor olsanız bile, adresleri üçüncü giriş kutusuna girmeniz gerekecektir : Bcc , "Görünmez karbon kopya" için. Varsayılan olarak bu seçenek gizlidir, ancak Gizli satırının görünmesi için Görünüm menüsünde Tüm başlıklar seçeneğini işaretlemeniz yeterlidir .
- İkinci çözüm , adreslerin sayısı çok fazla çoğaltılırsa daha uygun olanı, adres defterinden onları seçmekten ibarettir. Araçlar menüsünde , Alıcıları Seç'e tıklayın . Bu sihirbazın solunda, kişilerinizin kapsamlı listesi bulunur. Tek yapmanız gereken bir kişiyi seçmek ve üç Kime , Bilgi veya Gizli düğmelerinden birine basarak bu gönderme yöntemlerinden birine göre e-posta alıcıları listesine eklemektir. Manipülasyonu gerektiği kadar tekrarlayın.
Aynı anda birden fazla kişi eklemek için, Ctrl tuşunu basılı tutarken bu kişileri seçin ve ardından üç düğmeden birine basın.
- Üçüncü çözüm , aynı insan grubuna sık sık e-posta gönderiyorsanız kullanışlıdır. Bu durumda, bu grubu adres defterinde bir kez ve tümü için tanımlamak ilginçtir, böylece "kabile" nin her üyesine ulaşmak için yalnızca bir ad girmeniz gerekecektir. Araçlar menüsünde Adres Defteri'ni tıklayın . Not defterine girdikten sonra , Dosya menüsünden Yeni grup komutunu seçin . Grubunuzu adlandırdıktan sonra , közleri seçin düğmesine basın ve pencerenin solundaki listeden kişileri seçin. Ortada bulunan Seç düğmesine basın ve ile doğrulayın.Tamam .
Şu andan itibaren, grup üyeleri bir e-posta göndermek için, yapmanız gereken tüm giriş alanlarından birinde, kullanıcının adını girmeniz olduğu : To , Cc: veya Bcc .
Orijinal mesajları dahil etmeyin
Varsayılan olarak, Yanıtla komutunu kullanarak bir e-postayı yanıtlarken , Outlook orijinal iletinin tamamını devralır. Bir yanıtı bağlama oturtmanın değeri açıktır, ancak herhangi bir nedenle hala boş bir e-postadan başlamak istiyorsanız, yalnızca aşağıdakileri yapmanız gerekir:
- Araçlar menüsünden Seçenekler komutunu seçin .
- Gönderiler sekmesine geçin .
- Orijinal mesajı yanıta dahil et onay kutusunu temizleyin .
Yine de, orijinal metnin bu otomatik eklenmesi ile ilgili olarak, bu mesajı girintilemek veya girmemek mümkün olduğuna dikkat edin. Ek olarak, düz metinler söz konusu olduğunda, girinti sembolünü tanımlayabilirsiniz (Outlook seçeneklerinin Gönderiler sekmesinde , HTML parametreleri düğmesine veya Düz metin parametrelerine basın ).
Makbuz onayı
Bir e-postaya, otomatik bir mesaj biçiminde, bir alındı onayı gibi size geri gelecek olan bir okundu onayı isteği ekleyebilirsiniz. Bununla birlikte, bunun yalnızca bir istek olduğunu ve özellikle bu seçeneği kötüye kullanırsanız, alıcının bunu tamamen görmezden gelebileceğini unutmayın. Sistematik olarak onay istemek için:
- Araçlar menüsünden Seçenekler komutunu seçin .
- Okundu Bilgileri sekmesine geçin
- Onay iste onay kutusunu seçin .
Bu okundu teyidini yalnızca duruma göre talep etmek de mümkündür. Bu bize daha mantıklı geliyor. Bunu yapmak için, bir e-posta göndermeden önce Araçlar menüsünde Okundu bilgisi iste seçeneğini işaretlemeniz yeterlidir .
Mesaj önceliği
Bir mesajın öncelik seviyesini belirlemek mümkündür. Bir iletinin yüksek veya düşük öncelikli olarak gönderilip gönderilmemesinin, postanın alıcısına gönderilme hızı üzerinde hiçbir etkisi yoktur. Standart bir e-postadan tek farkı, gelen kutusunda görüntülenen kırmızı ünlem işaretidir. Bu seçenek, yalnızca çok nadiren kullanırsanız, iyi tanıdığınız kişilere, meslektaşlarınıza, arkadaşlarınıza, ailelere vb. Yazarsanız anlamlıdır. Öte yandan, potansiyel bir işverenin veya telefon hattının bu piktogramla işaretlendiği bahanesiyle talebinizi daha hızlı bir şekilde inceleyeceğini beklemeyin. Aksine, yer olmadığında yüksek öncelikli olarak gönderilen bir e-posta alıcısını rahatsız etme eğilimindedir.
Her neyse, bir mesajın önceliğini değiştirmek için, Mesajlar menüsünde tercih ettiğiniz seçeneği işaretleyin ( Önceliği Ayarla komutu ) veya Öncelik düğmesini tıklayın .
Outlook'u açmadan bir e-posta oluşturun
Tıpkı bir web sayfasını yüklemeye başlamak için kısayollar oluşturmanın mümkün olduğu gibi, Outlook kapalıyken bile yeni bir mesajı çok basit bir şekilde açabilirsiniz. Bu şekilde oluşturulan bir e-posta, giden kutusunda saklanacak ve bir sonraki bağlantıda gönderilecektir. Masaüstü kısayollarından birini oluşturmak için şu adımları izleyin:
- Masaüstünüzdeki boş bir alanda, bağlam menüsünü sağ tıklama ile dağıtın.
- Yeni komutu ve ardından Kısayol'u seçin .
- Daha sonra görünen kısayol oluşturma sihirbazında, sadece mailto: veya mailto: yazıp ardından belirli bir alıcının adresini yazın .
- Doğrulayın , kısayolunuzu adlandırın ve bitirdiniz. Artık Outlook'u açmadan e-postalarınızı yazmak için bu bağlantıya çift tıklamanız yeterli.